چهار مورد از فواید سیستم سازی کسب و کار

تمام مدیران و صاحبان سرمایه بسیار تمایل دارند که در کمترین زمان و با صرف هزینه مناسب، کسب و کار خود را ترقی دهند. برای رسیدن به این هدف، هیچ راهی از این بهتر نیست که سعی کنید کسب و کار خود را نظام مند کنید. ما در این مقاله درباره اینکه سیستم سازی کسب و کار در اصل چیست و چه فوایدی دارد مطالبی را گردآوری کرده ایم. همچنین فواید آن را در چهار دسته مجزا ذکر کرده ایم. امیدواریم خواندن این مقاله شما را در بهبود و ارتقاء سطح کسب و کارتان یاری دهد.

سیستم سازی کسب و کار به چه معناست؟

ممکن است اینطور تصور کنید که سیستم سازی کسب و کار تنها به این معناست که بر کار هایی که هر یک از کارمندان انجام می دهند، نظارت کند تا بتواند کار ها را بهتر مدیریت و برنامه ریزی کند. به طور کلی زمانی که دارید کسب و کار خود را نظام مند می کنید، در اصل دارید یک الگویی برای آن تعریف می کنید. هدف از این کار این است که به کارکنان و مشتریان خود، خدمات بیشتر و با کیفیت تری ارائه دهید، در مجموع کارایی بهتری داشته باشید و بتوانید کار خود را با توجه به استراتژی هایی که دارید، بهتر برنامه ریزی و مقیاس بندی کنید. در یک کلام سیستم سازی یعنی مشخص شدن فرایندهایی که در کسب و کار شما اتفاق می افتد و اینکه چه کسی چه کاری را چه جوری انجام بده باید به صورت مکتوب مشخص و شفاف باشد.

سیستم سازی کسب و کار چه فوایدی دارد؟

اولین فایده ای که سیستم سازی کسب و کار دارد این است که فعالیت های روزمره شما را نظام مند می کند و این کار باعث می شود که آن کارِ شما به یک ثباتی برسد و ثابت هم بماند. این مسئله بسیار حائز اهمیت است زیرا بی ثباتی، لغزندگی و بی نظمی در کار ها موجب می شود که آن ها به صورت اشتباه انجام شوند و دستیابی کسب و کار شما را به اهداف برنامه ریزی شده تقریبا غیر ممکن می کند.

برای توضیح فایده دیگر سیستم سازی کسب و کار شما باید بگوییم که هنگامی که کارهای شما تثبیت شدند، می توانید انجام آن ها را خودکار کنید؛ زیرا این امر به شما می گوید که یک فرآیند تجاری یا گردش کاری باید به صورت یکسان تکرار شود یا خیر. اگر کار های خود را نظام مند کنید، کارمندان شما زمان زیادی را حفظ خواهند کرد که در آن به جای انجام کار های تکراری، می توانند به امور مهم تری بپردازند و مهم ترین فایده سیستم سازی کسب و کار برای صاحب کسب و کار اینه که میتواند با جضور  کمتر در محل کار، درآمد بیشتری کسب کنید و آرامش خوبی را تجربه کنید.

سیستم سازی چگونه بر کسب و کار شما اثر می گذارد؟

اکنون این تاثیرات را به طور مجزا بررسی می کنیم:

1.  آموزش

کارمندانی که تازه وارد اند، در ابتدای کار انگیزه بسیار بالایی دارند که با شما کار کنند. اگر شما سیستم سازی کسب و کار خود را به صورت حضوری و عینی انجام دهید، کمک می کنید که این انگیزه بالا حفظ شود. کارمندی هم که برای کار شور و ذوق دارد، آن را بهتر انجام می دهد و در نتیجه عملکرد کلی شرکت شما را بهبود می بخشد. امری که هم شما و هم کارمندانتان به آن تمایل دارید، این است که اثرگذاری کارمندان خیلی سریع اتفاق افتد که سیستم سازی کسب و کار این موضوع را تحقق می بخشد. اگر کسب و کار نظام مندی نداشته باشید، آموزش هایی که به کارکنان تازه وارد ارائه می دهید، ابتدایی و سطحی خواهند بود و عملکرد لازم را نخواهند داشت و در اصل بدون اینکه به طور اساسی شروع شوند، پایان خواهند یافت.

2. مدیریت کردن پروژه ها

به مرور زمان و در سطوح بالا مدیریت کردن پروژه ها تبدیل می شوند به امری تکراری؛ اما در عمل این کار با توجه به مدیر پروژه، انتظاراتی که مشتری ها دارند و محصولاتی که تحویل داده می شوند، می تواند متفاوت باشد. اگر سیستم سازی کسب و کار اتفاق نیفتد، در مدیریت پروژه ناهماهنگی هایی رخ می دهد که نتایج نامطلوبی مانند بالاتر رفتن هزینه ها، طولانی تر شدن زمان انجام پروژه ها و درست برآورده نشدن خواسته های مشتری را در پی دارد.

زمانی که کسب و کارتان را نظام مند می کنید، پروژه ها در چارچوبی تکرار شدنی و اندازه شده مدیریت می شوند. در این حالت هزینه ها به طور دقیق برنامه ریزی می شوند، تقاضای مشتریان به طور واضح و مشخص از ابتدای کار در نظر گرفته می شوند و اگر مشکلی پیش بیاید، به سرعت برای بررسی و حل آن، اقدامات لازم صورت می گیرند.

3. ارتباط برقرار کردن با مشتری ها

این حق مسلم هر مشتری است که خدمات یا محصولی را که خریده اند به موقع و در شرایط مناسب دریافت کنند. اگر محصول و نحوه تحویل آن به طرز مبهمی تعریف شده باشند، کسب و کار شما و خواسته های مشتری تان دو مسیر مجزا را طی می کنند و باعث ایجاد چالش هایی از همان آغاز کار می گردند. پیش از سیستم سازی کسب و کار، مدیریت کردن امور مربوط به مشتریان هزینه ها را به طور چشم گیری بالا می برد.

در این حالت تعریف و مدیریت انتظارات مشتری باعث می شود که در حوزه مشتری مداری به بهترین شکل به موفقیت هایی دست پیدا کنید و اموری مانند ورود مشتری ها، بررسی حساب هایشان، خروج مشتری و رسیدگی به شکایت های آنان را بهتر انجام دهید. با تعریف درست، نظام مند کردن CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) با آسانی بیشتری صورت می گیرد.

4. حسابداری و امور مالی

امور نقدی و مالی مانند خونی در رگ های کسب و کار شمار در جریان است که اگر نباشد، کسب و کار شما نه تنها رشد نخواهد کرد، بلکه اصلا آینده آن با شک و تردید همراه است.

صاحب هر کسب و کاری باید از موارد زیر مطمئن شود:

• مشتریان در بازه زمانی مشخص شده هزینه های خود را پرداخت می کنند.
• حساب ها به طور دقیقی در دسترس هستند.
• عملکرد های کسب و کار، درست مطابق با بودجه مشخص شده انجام می شوند.

تمام این عملیات مالی با سیستم سازی کسب و کار شما خودکار می شوند و این نکته حائز اهمیت است زیرا این عملیات برای کسب و کار بسیار لازم و ضروری اند.

نتیجه گیری

همانطور که مشاهده نمودید، سیستم سازی کسب و کار از راه های زیادی می تواند موجب رشد و ترقی شما در این حوزه شود. یکی از مهم ترین آن فواید، صرفه جویی در وقت و هزینه شما در تمام زمینه هاست. ما در این مقاله این فواید را به طور مفصل بیان کردیم و ذکر نمودیم که در صورت عمل نکردن به این نکات، کسب و کار شما با چه مشکلات و مسائلی رو به رو می شود.